El acta notarial es la segunda rama del árbol de los instrumentos públicos, que, en el pensar de la gente común, representa la esencia de la profesión notarial. Así, cuando decimos, “… Juan ha sido notario de ese acontecimiento”, significa prácticamente que se ha reflejado fiel y exactamente lo que ha pasado. Debemos recordar y destacar, además, aspectos muy relevantes de este tipo de documento notarial:
1.- El menor control de la capacidad , identificación y representación que en las escrituras, salvo en las actas de requerimiento respecto al segundo aspecto citado.
2.- La descripción de hechos, objetos o actuaciones por el notario,– el centro de la redacción es el notario–, es más relevante que el consentimiento de los interesados a efectos de configurar o consumar el instrumento notarial.
3.- Es importante el interés legítimo, la conexión o relación del objeto del acta, con la esfera patrimonial, personal o procesal del que insta la actuación del notario, el requirente.
4.- Debe acotarse la actuación del Notario; de ahí que, en numerosas ocasiones, convenga aportar una minuta o instructa del abogado que vaya a dirigir procesalmente al requirente a ojos vista , e incluso que incluya los detalles que interese consignar( 199, pfo. 2º del R.N.).
5.- Debe distinguirse entre la actuación notarial de la información técnica o dictamen formulado por expertos o técnicos( art. 199 del R.N., párrafo segundo) dado que el notario es un ciudadano no especializado en ciertos conocimientos técnicos o que exijan especiales conocimientos, tal y como se prevé en el Reglamento Notarial.
6.- En las actas, aparte de la clasificación fundamental entre actas de presencia y requerimiento/notificación, muy conocida , se han desarrollado desde hace años, al calor de las nuevas tecnologías, cierto tipo de actas relacionadas con las comunicaciones electrónicas o con soporte en dispositivos electrónicos, en que se juega los factores de protección del honor, la propia imagen y el secreto de las comunicaciones, magistralmente tratado por un notario en una obra de 2005 : “actas notariales y derechos fundamentales “, de FJ Rivero Sánchez-Covisa.
Examinando ahora los límites debemos destacar los que ahora tratamos , establecidos bien por el Reglamento Notarial , bien por la Dirección General de Registros y del Notariado( Sistema Notarial).
En primer lugar, fue muy relevante el límite de que no cabe obtener grabaciones de conversaciones telefónicas, entendidas en sentido amplio: , art. 198, 7º in fine del Reglamento Notarial . Tampoco es obligatorio que el notario obtenga y conserve grabaciones en actas de junta, por ejemplo( R.D.G.R.N. 14 de agosto de 2013).
En segundo lugar, esta limitación implica también, según criterio de algunos fedatarios, no poder dar fe de grabaciones unilaterales del anunciante o informante, como es el de anuncios sobre horarios o recogida de premios , entendiendo en un concepto amplio las limitaciones que puso de relieve en Resolución de la Dirección General de Registros y del Notariado de 13 de marzo de 2014, en que se trataba de unas grabaciones con personas indeterminadas, por lo que las manifestaciones no se podían imputar a autores indeterminados. Discrepo de este criterio restrictivo, ya que, sin perjuicio de una posible alteración en la grabación, no es menos cierto que no hay dudas de que el anunciante o su nuntius está asumiendo una información o manifestación, ya que se anuncia bajo su bandera o marca , y bajo su poder de decisión, que podría cancelarlo o modificarlo en cualquier tiempo.
En tercer lugar, cabe como medida supletoria sustituir el acta de presencia, siempre que no afecte a la esfera penal, por un acta de manifestaciones de dichas conversaciones o grabaciones, según la Resolución de la Dirección General de Registros y del Notariado ( de 19 de junio de 2018, con antecedente en otra de 14 de abril de 2016 ).
En cuarto lugar, no hay pronunciamiento de la Dirección General de Registros y del Notariado sobre actas de reproducción de correo electrónico ni de mensajes instantáneos por dispositivos electrónicos ( whatsapp), que presentan riesgos en cuanto a la autoría, conservación e inalterabilidad de los mensajes, asuntos sobre los que el Notario , al redactar el requerimiento del acta debe poner un énfasis especial. Para evitar el desconocimiento de que se va a plasmar en documento notarial, se puede hacer a través de cuenta de correo notarial con documento firmado por el interesado y haciéndole constar que se remite desde la cuenta del notario con documento unido.
Finalmente , las actas sobre páginas web mantienen su conexión con las actas de presencia, con variaciones sobre contenido, con interés para las actas de convocatoria de junta y con el peligro de la desaparición de la imagen.
Todo un mundo nuevo que presenta retos muy interesantes para los operadores jurídicos como los notarios, en que ha de estarse también a las resoluciones de los tribunales y la admisión de estos mecanismos novedosos en materia de prueba.
Ignacio Carpio González. Notario de Alcobendas, día de los Santos Inocentes 2018.
Feliz año Nuevo 2019.